Excel-Vorlage
Jeden Gutschein im Blick
Lade eine kostenlose Excel-Tabelle herunter, die jeden verkauften Gutschein, jede Teileinlösung und das verbleibende Restguthaben festhält – und Fehler schon beim Eintragen markiert.
Download
Gutschein-Tabelle herunterladenWas drin ist
Kurzanleitung fürs Team: vier Schritte
- Gutschein verkaufen: Trag auf Gutscheine eine Zeile mit neuer ID wie V001, dem heutigen Datum und dem Wert ein, zum Beispiel 50.
- Einlösen: Trag auf Einlösungen eine Zeile mit neuer Buchungs-ID wie R001, der Gutschein-ID, dem Datum und dem eingelösten Betrag ein. Ein Gutschein kann über mehrere Besuche eingelöst werden.
- Restguthaben prüfen: Gib die Gutschein-ID im Suchfeld auf Übersicht ein. Das Restguthaben ergibt sich aus den Einlösungen; trag es nie selbst ein.
- Fehler korrigieren: Korrigiere die Zelle in ihrer Zeile. Wurde eine Einlösung versehentlich erfasst, leere diese Zeile. Trag keine negativen Beträge ein.
Was die Prüfungen finden
Jede Zeile zeigt OK oder das erste gefundene Problem: doppelte Gutschein- oder Buchungs-IDs, unbekannte Gutschein-IDs, Beträge von null oder darunter, Beträge mit mehr als zwei Nachkommastellen, Text statt Datum, eine Einlösung vor dem Ausgabedatum und eine Einlösung über dem Restguthaben. Eine Übereinlösung wird nie abgeschnitten: Das Restguthaben zeigt einen Wert unter null und wird markiert. Solange etwas markiert ist, weist die Übersicht darauf hin, dass ihre Summen nicht verlässlich sind.
Einfügen umgeht die Eingabeprüfung von Excel, aber nicht die Prüfspalten: Sie rechnen mit allem, was in der Zeile landet. Die Blätter sind ohne Passwort geschützt, nur damit berechnete Spalten nicht versehentlich überschrieben werden; das ist keine Sicherheitsfunktion.
Rechenbeispiel
| Eintrag | Betrag | Restguthaben V001 |
|---|---|---|
| V001 ausgegeben | 50,00 € | 50,00 € |
| R001 eingelöst | 12,50 € | 37,50 € |
| R002 eingelöst | 7,50 € | 30,00 € |
| Weitere 30,01 € | markiert | −0,01 €, „Übersteigt das Restguthaben“ |
Häufige Fragen
Funktioniert das in Google Sheets oder Numbers?
Getestet haben wir die Tabelle mit Microsoft Excel. Sie nutzt nur gängige Funktionen, andere Programme haben wir aber noch nicht geprüft. Kontrolliere dort nach dem Öffnen bitte das Blatt „Beispiel“.
Brauche ich die Namen meiner Gäste?
Nein. Eine Gutschein-ID reicht. Die optionale Notiz ist für dein Team, zum Beispiel „Geschenkkarte, gedruckt“.
Reicht das für meine Buchhaltung?
Die Tabelle ist eine Hilfe zum Nachverfolgen, kein Buchhaltungssystem. Wie Gutscheine umsatzsteuerlich und in der Buchhaltung zu erfassen sind, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Was, wenn ich mehr als 500 Gutscheine habe?
Leg eine neue Kopie der Datei an, zum Beispiel eine pro Jahr, und übertrage offene Restguthaben als neue Gutscheine mit einer Notiz.